Aprenda como organizar a rotina e aumentar a sua performance e da sua equipe

Como você inicia a sua rotina de trabalho? Os primeiros minutos do seu dia vão definir se você será produtivo ou não!

Muitas empresas hoje adotaram o formato de equipes enxutas para os seus setores e até se orgulham disso, não somos contra, somos totalmente à favor deste formato, porém, se a equipe não for bem administrada e organizada, os resultados serão:

• Queda notável de qualidade no atendimento aos clientes;

• Nível de qualidade de entregas prejudicado;

• Prazos perdidos com maior frequência;

E estes não são nem de longe, os problemas mais graves, são apenas a ponta o Iceberg, os piores problemas são as doenças ocupacionais que podem surgir no time de colaboradores que exigiu muita dedicação, treinamento e cautela em sua construção, o líder ou CEO da empresa não pode se dar ao luxo de perder todo o time, formar um time campeão além de ser muito difícil, custa muito caro. A gestão desorganizada pode causar Burnout, extresse e deixar o ambiente de trabalho tóxico.

Por isso, separamos algumas dicas aqui nesse artigo para que você se organize e ajude a sua equipe a se organizar também, caso você seja um líder ou diretor da empresa.

DICA #1: Ferramentas básicas como Agendas ou Planners fazem toda a diferença!

Adquira o hábito de utilizar agendas ou Planners com a sua equipe, ao agendar uma reunião, treinamento ou compromisso, anote no calendário da agenda, deixe sua mente livre para novos Insights de negócios!

DICA #2: Defina o nível de prioridade de cada atividade

Realize reuniões de alinhamento diário sobre o andamento das atividades com a sua equipe, estabeleça claramente o que é prioridade e o que não é, divida os trabalhos muito grandes e complexos em pacotes de pequenas entregas e acompanhe essas entregas.

DICA #3: Mate primeiro os leões! Deixe as antas para trás!

Um dos grandes vilões da produtividade das equipes de escritório são as interrupções constantes para a realização de microtarefas que na maioria dos casos, são desnecessárias para o momento, é necessário criar uma cultura de foco para que o trabalho seja feito rápido e com qualidade e a equipe não fique constantemente apagando incêndios, por isso, ensine a sua equipe a desenvolver o senso crítico ao receber uma nova demanda enquanto está dando andamento em outra atividade, façam um exercício com 3 perguntas básicas.

• Isso precisa ser feito?

• Isso precisa ser feito agora?

• Isso vai gerar resultados positivos?

DICA #4: Coloque tecnologia em suas ferramentas de trabalho

Aqui na EuroBIM Eng&Treinamentos, utilizamos uma plataforma própria que permite o acesso e o uso de qualquer lugar do mundo e de qualquer dispositivo que tenha conexão com a internet, essa solução integra toda a equipe, contendo o gerenciamento da nossa agenda, gestão de tarefas e emissão de relatórios atualizados em tempo real para acompanhamento da produtividade da equipe. Abaixo temos um descritivo de forma um pouco mais detalhada como esses módulos da nossa plataforma funcionam.

1. Agenda

A ferramenta Agenda é utilizada para agendar os compromissos com clientes e fornecedores, agendar treinamentos e visitas a clientes, através dela podemos:

• Agendar compromissos e incluir membros da equipe.

• Adicionar compromissos atreladas a clientes específicos e buscar os contatos adicionados ao cliente.

• Consultar e comparar agendas de membros da equipe interna.

2. Oportunidades (Pipeline de vendas)

Já mencionamos isso em outro artigo, porém, é muito importante você estar ligado na memória do seu cliente para fechar o negócio, porque pode ser que o seu concorrente entre em contato antes de você. Diariamente nós consultamos e revisamos nossas oportunidades abertas antes de prospectar novos clientes.

Aqui nós começamos pelas oportunidades que já estão no campo de negociação e depois retrocedemos da direita para a esquerda nas oportunidades que precisam amadurecer até chegar no processo de negociação.

3. Tarefas

No módulo de gestão de tarefas nós realizamos a atribuição das atividades para a equipe, negociamos o prazo e definimos a prioridade de cada atividade usando uma escala de 1 a 5.

No gerenciador de tarefas você pode:

• Criar tarefas atrelando cliente, responsável da equipe, prazo de início e término.

• Criar tarefas recorrentes e definir frequência e data limite de recorrência.

• Usar uma tarefa para bloquear a sua agenda naquele determinado horário específico, para evitar que agendem reuniões para você naquele dia.

• Definir prioridade da tarefa.

• Visualizar tarefas por prioridade.

• Visualizar em formato de quadro Kanban.

• Visualizar em formato de Gantt para identificar exatamente quando inicia e termina cada atividade, além de poder filtrar por responsável em todas as formas de visualização.

4. Relatórios

Este módulo é o nosso ponto de maior atenção, pois auxilia nos processos decisivos de gestão do negócio. Através dele podemos obter um relatório atualizado em tempo real, por período selecionado de todas as tarefas da equipe, distribuídas por setor e por responsável.

Cansado de apagar incêndios? Melhore a organização da sua empresa e aumente a performance do seu time com a plataforma de gestão integrada que vai revolucionar a forma de gestão das Pequenas e Médias Empresas no Brasil, o EuroBIM BOS.

https://youtu.be/iHqueJojNQw

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