Autodesk Docs: Fundamentos para criação de projetos

A maioria das pessoas que utilizam softwares Autodesk já conhece ou já ouviu falar do Autodesk Docs, este software é amplamente utilizado no setor da construção Civil e até por empresas que atuam especificamente no ramo da manufatura para gerenciar suas construções. O Docs é uma ferramenta excelente que tem uma série de benefícios, atende aos requisitos da ISO 19650 como CDE (Common Data Environment), possui armazenamento ilimitado e permite um rastreio de ponta a ponta das edições realizadas nos documentos de projeto. Neste artigo, aprenderemos os princípios que devem ser observados antes de criar um projeto. Primeiro, vamos entender:

1. O que é um projeto?

No Autodesk Docs o projeto refere-se a uma obra como um todo, ou seja, todo contrato de um novo projeto que você fecha, uma nova obra, ou uma planta industrial da sua fábrica, dependendo do contexto em que você está inserido. Isso é um projeto no Autodesk Docs.

2. Defina a estrutura de pastas:

Para garantir uma organização eficiente e aderência aos padrões do CDE, a estrutura de pastas em um projeto do Autodesk Docs deve ser cuidadosamente planejada. Considere os seguintes pontos:

• Padronização: Utilize uma estrutura de pastas padronizada em todos os projetos da sua empresa. Isso facilita o treinamento de novos usuários, melhora a navegação e garante consistência. A padronização pode ser baseada em fases do projeto (Conceitual, Projeto Básico, Projeto Executivo), disciplinas (Arquitetura, Estrutura, Instalações), ou tipos de documento (Modelos BIM, Desenhos 2D, Documentos de Texto).

• Hierarquia Lógica: Crie uma hierarquia de pastas que reflita a lógica do fluxo de trabalho do projeto. Pastas de nível superior devem ser mais genéricas e, à medida que se aprofunda nos subníveis, as pastas se tornam mais específicas.

• Permissões de Acesso: A estrutura de pastas deve permitir a aplicação granular de permissões de acesso. Isso garante que cada membro da equipe tenha acesso apenas aos documentos e informações relevantes para sua função, protegendo dados sensíveis e evitando modificações não autorizadas.

• Nomenclatura Clara e Consistente: Utilize um sistema de nomenclatura claro e consistente para pastas e arquivos. Evite nomes genéricos ou abreviações que possam gerar confusão. Considere incluir informações como código do projeto, disciplina, fase e tipo de documento no nome da pasta ou arquivo.

• Conformidade com a ISO 19650: Se sua empresa busca a conformidade com a ISO 19650, a estrutura de pastas deve suportar os requisitos de um CDE, incluindo áreas para informação "Em Andamento" (Work in Progress - WIP), "Compartilhada" (Shared), "Publicada" (Published) e "Arquivada" (Archived).

• Flexibilidade para o Futuro: Embora a padronização seja importante, a estrutura deve ter certa flexibilidade para acomodar a evolução do projeto e novas necessidades. Evite estruturas excessivamente rígidas que possam impedir a adaptação.

• Evitar Duplicidade de Informações: A estrutura de pastas deve ser projetada para minimizar a duplicação de informações, garantindo que a "fonte única da verdade" seja sempre o documento armazenado no Docs.

• Facilidade de Busca: Uma boa estrutura de pastas, combinada com metadados apropriados, facilita a busca e recuperação de documentos, economizando tempo e aumentando a produtividade.

3. Defina as funções para os participantes do projeto

Associar funções aos colaboradores em projetos no Autodesk Docs é crucial para gerenciar permissões de acesso com facilidade e garantir que cada membro da equipe tenha as permissões adequadas para realizar suas tarefas, além de elevar o nível de produtividade ao utilizar a ferramenta. Considere os seguintes aspectos ao definir e associar funções:

• Tipos de Funções: Identifique as diferentes funções que os participantes do projeto desempenharão (Ex: Gerente de Projeto, Arquiteto, Engenheiro Estrutural, Coordenador BIM, Desenhista, Fiscal de Obras, etc.).

• Responsabilidades: Para cada função, detalhe as responsabilidades específicas no contexto do projeto e do Autodesk Docs. Por exemplo, um "Coordenador BIM" pode ser responsável por revisar modelos e gerenciar as versões, enquanto um "Desenhista" pode ter permissão apenas para carregar e editar seus próprios arquivos.

• Níveis de Acesso: Determine os níveis de acesso necessários para cada função. O Autodesk Docs permite configurar permissões granulares, como "Visualizar", "Carregar", "Editar", "Controlar" e "Gerenciar".

• Matriz de Permissões: Crie uma matriz de permissões que relacione cada função com os tipos de documentos e pastas aos quais terão acesso e com qual nível de permissão. Isso ajuda a visualizar e planejar a estrutura de acesso.

• Padronização de Funções: Se possível, padronize as funções e seus níveis de acesso em toda a empresa. Isso simplifica a gestão de usuários e garante consistência entre os projetos.

• Princípio do Mínimo Privilégio: Siga o princípio do mínimo privilégio, concedendo a cada usuário apenas as permissões essenciais para desempenhar sua função. Isso aumenta a segurança dos dados e minimiza o risco de erros acidentais ou intencionais.

• Revisão Periódica: As funções e permissões devem ser revisadas periodicamente, especialmente em projetos de longa duração ou quando há mudanças na equipe ou no escopo.

Crie um template antes de começar a criar os seus projetos

A criação de um template de projeto no Autodesk Docs antes de iniciar novos projetos é uma prática fundamental para otimizar fluxos de trabalho, garantir a consistência e elevar a eficiência da equipe. Um template bem estruturado serve como um guia predefinido, encapsulando as melhores práticas e padrões da empresa.

Principais Benefícios:

• Padronização: Garante que todos os novos projetos sigam uma estrutura uniforme de pastas, permissões e configurações, em conformidade com as diretrizes da ISO 19650 e as políticas internas da empresa. Isso minimiza erros e simplifica a navegação.

• Eficiência e Economia de Tempo: Ao invés de configurar cada novo projeto do zero, o template permite iniciar com uma base já estabelecida, economizando um tempo significativo na configuração e na organização inicial.

• Consistência nas Permissões: O template pode incluir as funções e níveis de acesso predefinidos para diferentes tipos de usuários, assegurando que as permissões sejam aplicadas de forma consistente em todos os projetos, protegendo a segurança dos dados.

• Melhoria na Qualidade dos Dados: Com uma estrutura de pastas e uma nomenclatura padronizadas, a qualidade e a integridade dos dados do projeto são aprimoradas, facilitando a busca e a recuperação de informações.

• Facilitação da Colaboração: Uma estrutura consistente ajuda as equipes a entenderem rapidamente onde encontrar e armazenar informações, promovendo uma colaboração mais fluida e eficiente entre os participantes do projeto.

• Conformidade com Normas e Regulamentos: Para empresas que buscam a conformidade com a ISO 19650, um template é essencial para garantir que a estrutura do CDE (Common Data Environment) seja implementada de forma consistente em todos os projetos.

• Redução de Erros: Ao automatizar a criação de projetos com base em um template, a probabilidade de erros humanos na configuração inicial é drasticamente reduzida.

• Integração Simplificada: Um template pode ser configurado para integrar-se mais facilmente com outras ferramentas e fluxos de trabalho existentes na empresa.

Pronto para levar a gestão dos seus projetos no Autodesk Docs para o próximo nível? Este artigo te deu uma visão dos princípios fundamentais, mas o nosso treinamento de Autodesk Docs vai muito além!

Nele, você aprenderá a aplicar cada conceito na prática, com módulos aprofundados sobre:

• Criação de Templates: Desenvolva modelos eficientes para padronizar seus projetos e economizar tempo.

• Gestão Avançada de Permissões: Configure níveis de acesso granulares para cada membro da equipe, garantindo segurança e produtividade.

• Estrutura de Pastas Otimizada: Construa uma hierarquia lógica que atenda aos requisitos da ISO 19650 e facilite a colaboração.

• Melhores Práticas e Fluxos de Trabalho: Descubra dicas e estratégias para otimizar o uso do Docs no seu dia a dia.

Não perca a chance de transformar sua equipe em experts no Autodesk Docs, garantindo projetos mais organizados, eficientes e em conformidade. Invista no seu conhecimento e no futuro dos seus projetos!

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